• 數字化MRO采購:獲取和維持更多價值的新解決方案

    Sean Buckley,Pieter Riedstra,M 張旭寧譯 2020-01-06 18:26:39

    文章編譯:旭寧(托比研究院)

    文章作者:Sean Buckley,Pieter Riedstra,Marta Mussacaleca,Eileen Smith(麥肯錫)

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    MRO行業價值流失問題普遍,其品類高復雜度和低成本特性制約了行業的價值管理。新興數字化技術的誕生對解決價值流失起到了推動作用。

    大多數大公司都具有先進的采購功能,為采購大型的產品和服務帶來規范。有例外嗎?就是MRO行業,部分原因是因為這是一個極具挑戰性的管理類別。

    MRO通常包括一個龐大、分散的供應商網絡,銷售類別從工具、安全設備再到清潔用品的所有產品。這些產品通常價格便宜并且是通用部件,因此會出現在規格、價格、合同條款和其他因素方面有了巨大差異。隨著供應鏈體系的日益全球化和復雜化,采購選擇的范圍也越來越廣,所面臨的挑戰也愈之增加。所造成的結果就是組織在不斷的流失價值。

    然而,新的數字工具正在幫助采購部門更好地理解、分析和改善其MRO支出。這些解決方案特別適合于重工產業,而重工產業又是MRO范疇中的最大支出之一。事實上,這些解決方案幾乎適用于任何擁有或經營有形資產的任何組織。

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    這些解決方案的好處是巨大的:它們可以改善合同的合規性,減少多達30%的庫存,并節省15%到20%的成本。更廣泛地說,這些創新的解決方案可以幫助采購部門建立關鍵的數字基礎架構和分析功能,從而將MRO轉變為創造價值的類別,從而為采購與運營之間的協作樹立新的先例。

    在這里可以使用多種數字工具,我們認為有三個主要類別可成為落實解決方案快速實施并產生最大影響的最佳組合。他們分別是:運行高級文本分析減少重復采購的技術;進行數字仿真減少庫存的技術;利用光學字符識別實現合同管理數字化的技術??傮w來講,這些數字工具可以為相關組織在克服MRO采購復雜性方面提供很大優勢。

    痛點:重復采購

    解決方案:高級文本分析

    大多數MRO數據集是極其混亂的,比如分類方法或命名約定的細微變化,會造成重復訂單經常困擾著采購部門,從而導致他們以差距較大的價格從多個供應商處購買相同的商品。為了使混亂的訂單變得有序,高級文本分析提供了一種強大的方法來清理數據集和消除了重復訂單。

    該解決方案實際上是通過標記與數據集中每個項目相關聯的內容,并應用算法來匹配條目去標記重復項。品類經理通過驗證全部或部分匹配的數據,創建新的分類標準。由此,對于特定零部件,企業可以以最低協商價格從小范圍合格供應商中完成采購。

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    例如,一家擁有零散數據系統的全球金屬公司發現,同樣的實物有數百種SKU,然而它們的采購價格卻大相徑庭。通過使用高級分析,新實體匹配了數千個SKU,縮小了價格差距。還創建了一個通用目錄,簡化了分類管理,最重要的是將總體MRO支出減少了20%。

    痛點:庫存水平過高

    解決方案:高級分析模擬

    由于較高的安全庫存目標和無法精準的預測,MRO庫存通常遠遠高于必要水平。運用高級分析可以查看實際的使用數據,并運行迭代模擬來生成更準確的預測。該解決方案將當前庫存水平與所需的需求及服務水平進行比較,分析工具可以確定最佳庫存水平和位置。這樣可以減少多達40%的庫存,并減少10%的伴隨成本。該工具還可以在實時儀表板上進行績效可視化,從而使采購主管可以隨時跟蹤結果。

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    部署此解決方案的材料公司將MRO庫存水平降低了40%,并將營運資金水平提高了20-30%。減少的部分來自淘汰過時的存貨和滯銷的物品,同時減少“松鼠儲藏”——重要工具和其他維修人員為確保不會用完而囤積的秘密貯藏。此外,公司改進的分析和預測能力提高了采購職能的整體效率。

    痛點:難以處理的合同管理

    解決方案:光學字符識別軟件

    最后,由于零散的供應商和長尾類別產品,許多公司無法有效地管理供應商合同。這些合同可以采用許多不同的格式,通常會有pdf或紙質打印等,這使得合同管理成為一項費力的手工任務。光學字符識別解決方案可以將多種格式的合同數字化,并將PDF合同轉換為可搜索的文本文件,并使用自然語言處理將關鍵詞和短語與有價值的合同條款進行匹配,從而創建單個數據湖。該解決方案將合同管理時間從數月縮短至數分鐘,從而使品類經理可以將時間用于其他增值戰略活動。通過確認和執行已經存在的合同條款,通常還可以節省5%的成本。事實上,長期的潛在收益會更大,因為該解決方案生成了一個結構化的合同數據庫,采購經理可以查詢該數據庫并使用該數據庫為新的條款和條件創建自動觸發器。

    需要建立更智能的MRO采購機制

    MRO采購的挑戰是切實存在的,而且還在不斷增加。但是,因為該過程可能是如此復雜和繁瑣,許多組織干脆就放棄了——因為產品不貴,真正的價值會有多少?

    這是一種短視的行為。高瞻遠矚的領導者會將MRO成本的上升視為變革的催化劑。有現成的數字工具可以把這個曾經充滿挑戰的類別變成最佳實踐和創新的燈塔。數字解決方案在MRO采購中的價值是顯而易見的:庫存水平、庫存單位和合同價值的漏損大幅降低,從而為財務業績增量的提升打開了新的通道。

    在如此多的機會受到威脅的情況下,每過去一天都意味著額外的價值損失。你的組織什么時候開始?

    原文鏈接:https://www.mckinsey.com/business-functions/operations/our-insights/digital-mro-procurement-new-solutions-for-capturing-and-sustaining-more-value?from=groupmessage&isappinstalled=0#

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